一场成功的年会，对于公司来说是非常重要的，它是一个回顾与展望的活动，同时也是一种鼓舞和激励。将公司一年的成果展现给社会，并与员工进行零距离的沟通，加强企业文化的灌输，这些都是一场年会能够带来的积极影响。
为了办好年会，越来越多的大型公司选择请专业的策划公司来承办活动。策划公司不仅全程进行年会策划，更会将公司文化和价值观准确、深刻地传递给大众。如此一来，年会除了能对公司内部员工起到团结凝聚作用，对公司的社会形象也是一个极大的提升。
那么一家专业策划公司是怎么完成一场年会的呢？让七策小编以近期承办的东莞赋安实业有限公司新春团拜会和东莞市江苏商会新春团拜会为例给你揭秘吧。
前期准备
1.目的和愿景
企业举行年会，需要在策划之前就将此次活动的目的和愿景表达出来，由公司内部或者是策划公司来规划整理出一个年会主题，为整个活动的运营提供明确的方向和注意的焦点。
例如，七策为赋安实业拟定的年会主题为“研制高精装备 推动科技强国”，奠定了这次年会的基调为展现科研实力以及实业报国，非常符合赋安实业的企业使命与价值观；东莞市江苏商会的年会主题为“继往开来 再创辉煌”，完美总结了创会七年来的成就以及创造更美好未来的愿景。
2.目标和任务
我们已经对活动的目的和愿景进行了梳理，一旦活动的主题定下来，就要开始建立此次活动的目标和任务了。目标是为企业提供总体的行动方向，而任务则是把活动的目标量化，分为多个环节来实现。
策划公司在这个时候分析出客户需要借助年会传达给社会以及员工的信息，并细化成任务来帮客户实现。七策在这个环节向客户确认年会上必备环节，将客户的需求合理地嵌入各个环节之中，保证年会的趣味性、耐看性，从而制定出年会流程表。
3.实地考察
流程表出来以后，我们的工作才真正开始。我们带上工具到客户举办年会的地点进行场地勘察。结合本场年会需要向公众传达的信息，讨论以什么内容、形式将这些信息传达出去。得出初步构思以后，对年会场地进行测量，签到墙的位置、舞台的宽高、显示屏的大小等等都需要将详细数据记录下来，以便后期工作的顺利进行。
赋安实业与江苏商会的新春团拜会都定在东莞会展国际大酒店，图为七策员工在现场进行考察、测量以及绘制出来的现场平面图。
正式工作
01
创意构想
得到准确数据以后，七策在公司内部召开研讨会议，进行头脑风暴，将年会的表现形式、背景、色调确立下来。之后，设计师便开始着手设计年会的主背景。主背景对于一个年会来说是十分重要的，在多处场景的运用，能加强年会的设计感与统一性，加深来宾对年会的印象。
02
物料制作
一般来说，策划公司会为客户提供3-5个主背景方案，由客户确认以后，便开始进行下一步的工作。签到处、签到墙、各类PPT、节目，大至主持人及演艺人员的安排，小至麦克风卡扣、席卡等物料的设计制作，事无巨细，由策划公司全权负责，且必须保证在年会前制作完毕，确保万无一失。
03
实施统筹
这个环节是完成年会活动目标和任务的各项工作的核心，同时也是战略执行依据。包括责任人及其相关任务的划分、资源的分配、场地的布置、物料的管理、舞台搭建等事项。任何一个细节的疏忽，都会导致年会的效果大打折扣，甚至彻底失败，所以交给专业的策划团队是相当必要的。
04
年会执行
完成各项工作部署，确认物料全部到位以后，策划团队便开始等到年会举办的日期。年会当天，我们提前到场，安排监督各项物料的安装，以及完成主持人和演艺人员的对接。每一个环节涉及的物料、电子文档，都需要进行试播测试，并对每一项节目流程进行实地彩排。活动开始后，需要认真跟进每一项流程，灯光、音乐、视频都是不容出错的，礼仪人员与摄影人员也需要保证其专业性，因为这关系到活动的顺利进行。年会结束后，策划团队会在所有物料清场后才离场。
结束语
直到完成了最后的工作，策划团队紧绷的神经才可以放松，尽全力为每位客户提供最专业、最完美的服务，是一个策划公司最基本的职业素养。
看完这些，你对年会策划的流程是不是有了一定的了解，如果有什么问题，可以在文章底部评论留言，七策会为您提供最专业的解答。
